Olika faser i ledningsgruppens arbete kräver olika arbetsformer. Ändå sitter de flesta ledningsgrupper samlade runt ett stort och tungt styrelsebord. Den här arbetsformen passar de formella delarna av ett möte, men när det kommer till kreativ problemlösning blir den ett hinder för gruppdynamiken.
Jag minns ett tillfälle då det satt 26 mötesdeltagare runt ett stort styrelsebord. Personerna som satt på ena änden hade ingen aning om vad som försiggick på den andra eftersom det inte gick att se eller höra varandra ordentligt. Så varför inte kasta ut styrelsebordet lagom till vårstädningen? Ni behöver inte åka längre än till IKEA för att hitta några slagbord som det går att sätta hjul på. Dessa går sedan att kombinera eller dela upp i mindre delar. Med det har ni lagt grunden för nya, kreativa arbetssätt.
Med enkla medel går det alltså att förändra ledningsgruppens möten. Genom att anpassa arbetsformen efter den arbetsfas ni befinner er i lägger ni grunden för ökad produktivitet och sammanhållning.
1. Planeringsfasen ? brainstorming
När en ny strategisk fråga har kommit upp på dagordningen, behöver ni planera för hur ni ska ta er an utmaningen. För det krävs en öppen och undersökande arbetsform. Lämpligt är att göra en brainstorming för att få upp alla uppgifter, frågeställningar, problem etc. till ytan.
Gör så här: börja med att fylla en tavla med post-it-lappar, gruppera dem sedan i hanterbara delområden. Utifrån brainstormingen ska några få huvudfrågor prioriteras och ansvaret för att bereda dem fördelas på personer inom ledningsgruppen.
Brainstorming.
Resultatet från brainstormingen har grupperats i problemområden.
2. Beredningsfasen ? presentationen
I beredningsfasen tar ledningsgruppen in den information som behövs för att kunna diskutera frågan. Det kan röra sig om rapporter, statistik m.m. som har förberetts utifrån underlaget i planeringsfasen och ska presenteras under mötet. Arbetsformen här kan följa alla rekommendationer för en god presentation, så länge den förmedlar informationen till resten av gruppen. Viktigt är dock att sålla bort detaljer och hålla sig till de strategisk aspekterna.
3. Diskussionsfasen ? kafémodellen
När ni är redo att diskutera huvudfrågorna är det dags att möblera mötesrummet med flera mindre bord. Varje bord representerar en fråga och deltagarna delas in i mindre grupper där en person spelar rollen som kafévärd. Kafévärden ansvarar för att hålla i diskussionen och dokumentera det som sägs vid bordet. Efter att grupperna har diskuterat en fråga under begränsad tid rör de sig vidare till nästa bord.
Fördelen med kafémodellen är att alla får chansen att tycka till i samtliga frågor. Efter diskussionerna ställer ni i ordning rummet och sätter er i en ring. Här skördar ni åsikterna från diskussionerna genom att varje kafévärd redovisar huvudtankarna för respektive grupp. Kafémodellen är ett globalt initiativ, läs mer på www.theworldcafe.com
Prioriterade uppgifter inför den strategiska agendan.
4. Beslutsfasen ? ringen
Ringen är en grundläggande arbetsform som går ut på att deltagarna tar sina stolar och sätter sig i en ring. Fördelen med ringen är att alla kan se varandra och ta del i samtalet vilket stärker känslan av tillhörighet inom gruppen. Den här arbetsformen kan med fördel användas vid flera olika faser i ledningsarbetet, t.ex. när det är dags att fatta beslutet.
5. Verkställandefasen ? det roterande ordförandeskapet
När varje deltagare ska agera för att beslutet verkställs i organisationen blir ordförandeskapet speciellt viktigt för att delegera och att sätta upp hålltider för uppföljning. Ordföranderollen tilldelas ofta högsta chefen, vilket gör att denne vid varje möte har fullt upp med mötesprocesserna och liten tid att ägna åt sakfrågorna. Ett roterande ordförandeskap är ett sätt att frigöra chefens värdefulla kunskaper och erfarenheter i sakfrågorna. Det är även en arbetsform som utvecklar ledningsgruppen på flera plan. Genom att varje deltagare får träna sig i att ta ansvar för planeringen, genomförandet och arbetsformerna under mötet utvecklas både individen, ledarskapet och gruppen.
