Hinner ni med alla punkter på agendan?

Två timmar in i mötet och ni har fortfarande inte kommit till mötets viktigaste fråga. Låter det bekant? När ”bråttompunkterna” gör att tiden inte räcker till, är det dags att prioritera om.

Tiden är ledningsgruppens viktigaste resurs. Samtidigt är konkurrensen om den stor. Ledarrollen på den egna avdelningen kräver sitt och när ledningsgruppen träffas vill alla deltagare ha just sina frågor på agendan. Behovet av tid är alltid större än tillgången. Det gör att vi måste prioritera.

Sätt en enda punkt på agendan

”Tänk om vi missar något?”. Att prioritera är jobbigt och oron grundar sig i deltagarnas vana att ventilera utmaningarna i det egna arbetet under ledningsgruppens möten. Det är alltså känslomässigt lättare att prioritera de enkla punkterna före de krävande. I praktiken innebär det att frågorna som gör skillnad för organisationens långsiktiga utveckling skjuts längre och längre ner på agendan.

Att prioritera på mötena handlar om att våga sätta den svåra, strategiska frågan överst på agendan, trots det psykologiska motståendet. Det gäller att ta bort alla stående eller övriga punkter och istället sätta dit en eller maximalt två frågor. Det låter kanske radikalt, men det är absolut nödvändigt om de strategiska frågorna ska få ta den tid de behöver. Om frågor som rör den operativa delen av verksamheten måste behandlas, ska mötet i så fall delas in i en strategisk och en operativ del, där den ena delen inte får gå över i den andra.

Kom igång med mötesförberedelserna

Att ”bara” ha en eller två strategiska mötespunkter kräver ändå grundliga förberedelser. Om ledningsgruppen ska ägna två timmar åt att diskutera organisationens kompetensutveckling, går det inte att bara föra spontana diskussioner. Genom att i förväg ta fram de avgörande frågeställningarna och inhämta relevant information har alla medlemmar på fötterna för att kunna hänge sig åt en strukturerad diskussion.

När ni som ledningsgrupp tar steget att börja jobba med en strategisk agenda och anpassa arbetsformerna därefter, kommer ni äntligen att nå ner till djupet i de viktiga frågorna. Mötesstrukturen, de anpassade arbetsformerna och tydliga beslutspunkterna kommer att ge alla deltagare chansen att påverka arbetet och resultatet. Genom att grundligt jobba igenom varje strategisk punkt ökar förståelsen för det aktuella områdets olika aspekter. Ni bildar er en uppfattning och fattar rätt beslut med ett gediget underlag i ryggen.