Med hjälp av några enkla frågor kan ni förbättra er prestation som ledningsgrupp och inleda ett utvecklingsarbete värt miljoner. Och det bästa är att det inte behöver kosta en krona.
I förra månadsbrevet talade jag om vikten av systematisk återkoppling för att optimera ledningsgruppens arbete. Här kommer nu en snabbguide och några exempel på värdefulla frågor att ställa i samband med ledningsgruppens möten:
- Hur bra var vi under vårt möte idag?
- Hur nöjd är jag med min egen insats?
- Till vilken grad speglade agendan våra viktigaste utmaningar?
- Var vi tillräckligt strategiska i våra diskussioner?
- Hur väl förberedda kom vi till mötet?
Låt varje deltagare svara individuellt enligt en skala på ett till fem, sammanställ siffrorna i en enkel tabell och diskutera hur ni som grupp kan förbättra de låga talen. Kom ihåg att det är konkreta beteenden ni ska förändra, inte abstrakta frågor. När ni kommit överens om några förbättringspunkter och hur de ska följas upp har ni skapat grunden i ert utvecklingsarbete, sedan gäller det att återkopplingen blir en stående punkt på mötesagendan.
Räkna hem investeringen (ROI)
Kostar det verkligen ingenting att bli bättre som ledningsgrupp? Precis som vid vilken investering som helst, kan ni beräkna lönsamheten i er satsning.
På kostnadssidan finns egentligen inga direkta kostnader. Det vill säga om man inte räknar med en investering i nya stolar eller en whiteboardtavla för att göra mötesrummet mer ändamålsenligt. Den faktiska kostnaden mätt i pengar behöver inte vara mer än en krona. Men att det inte skulle kosta något är inte helt sant. Det finns andra typer av kostnader kopplade till investeringen.
Kostnaderna
Omställningstiden: Ett nytt arbetssätt och en ny arbetsstruktur kräver en omställningstid. Övergången innebär inte att mötena blir längre, tiden omfördelas bara från ett arbetssätt till ett annat och perioden för att lära sig det nya tar lite extra tid av mötesdeltagarna.
Att lämna trygghetszonen: Vi människor tenderar att älska gamla vanor och gör ofta motstånd mot det nya. Det är jobbigt att behöva förändra vår attityd och inställning och vi strävar hellre bakåt mot det som är gammalt och tryggt eftersom vi inte vill lämna vår trygghetszon.
I vissa fall kan det bli extra jobbigt att göra förändringar i ledningsgruppsarbetet. Det är när ledningsgruppen har verkat som en arena för maktspel. Att införa ett transparent och proffessionellt arbetssätt blir då extra smärtsamt eftersom vi riskerar att förlora vår maktställning i gruppen. Det krävs att gruppens ledare själv tar avstånd från maktspelet för att det nya arbetssättet ska bli verklighet.
Värdet
För att kunna räkna på avkastningen, behöver vi också identifiera vilka värden som följer med investeringen.
Större fokus på strategiska frågor: Genom ett förbättringsorienterat arbetssätt flyttar ni fokus från de operativa frågorna till de strategiska. Värdet av ert arbete ökar för varje strategisk fråga som avhandlas under mötena.
Ökad kvalitet i besluten: En svår fråga kräver allas engagemang och insats. När det finns arbetsformer som stödjer behandlingen av strategiska frågor, kan vi anta att kvaliteten i besluten ökar. Då frågorna är väl förankrade hos medlemmarna i ledningsgruppen, effektiviseras också implementeringen av besluten i organisationen.
Starkare teamkänsla: När tillit genomsyrar ledningsgruppens arbete ökar möjligheten att stärka gruppdynamiken. För att använda återkoppling som underlag i syfte att utveckla enskilda medlemmar ställs också högre krav på eftertanke, finkänslighet och spelregler för hur arbetet ska gå till.
Vinsten
Med tanke på de låga kostnaderna, kan ni redan idag komma igång med ert utvecklingsarbete, och även om förändringen är liten blir vinsten stor ? det kan handla om miljoner för organisationen.
Även om ledningsgruppen inte kan ta allt beröm för det goda resultatet i organisationen, är det viktigt att lyfta fram värdet av ett ökat strategiskt fokus: utan strategiska beslut skulle förbättringar överhuvudtaget inte ske. Vinsten för organisationen är att fler strategiska beslut kommer till stånd.
Öka vinstchanserna
För att nå ännu högre kan ni höja insatsen i ert utvecklingsarbete. Nästa steg i ledningsgruppsutvecklingen är att genomföra ett helt program där vi under fyra dagar ? två på hösten och två på våren ? grundligt jobbar igenom er arbetssituation med syfte att att:
- Stärka teamkänslan
- Förbättra de individuella prestationerna
- Förtydliga spelregler och roller
- Öka delegeringen
- Ha roligare på jobbet
- Öka vinsten av de strategiska besluten
- Skapa en systematiskt arbetsprocess
- Skapa stabilitet i arbetsstrukturen
- Förbättra implementeringen i organisationen
Kort och gott: med en krona kommer ni långt, med ett program kommer ni ännu längre.
